Tips Pindahan Kantor yang Hemat dan Efektif, Apa Saja?

Ada kalanya ketika ingin pindah kantor, rasa excited dan tak sabar ingin mendekorasi meja kantor baru pasti begitu terasa. Apalagi dengan adanya ruang sosial baru akan membuat semangat kerja lebih baik dari sebelumnya. Namun sebelum itu penting untuk memperhatikan persiapan terlebih dahulu agar saat waktunya tiba terkesan tak buru-buru bahkan ada sesuatu yang tertinggal.

Nyatanya banyak orang yang melupakan tata cara berpindah kantor yang rapi dan sistematis. kurangnya pemahaman mengenai cara yang mudah dan tips pindah kantor adalah kesalahan yang besar.

Memindahkan barang yang berada dalam kantor merupakan hal yang tak mudah dilakukan. terdapat berbagai jenis aset-aset berharga yang harus terjaga dan rapi dengan baik. Segala sesuatu yang akan dikerjakan kantor tent memiliki pengukuran yang cerma agar tak terjadi hal yang merugikan kantor.

Seluruh karyawan, termasuk atasan bagian yang memperhitungkan biaya, waktu, human resource dan lain-lain perlu memiliki tips supaya saat pindahan kantor tidsk ada sumber daya yang menghilang. Salah satunya adalah saat ingin berpindah kantor.

Untuk kamu yang ingin pindahan kantor, simak tips menarik di bawah ini yuk!

Perencanaan Matang

Kenapa kantor kita harus pindah? Apakah karena faktor memang memiliki perkembangan yang baik sehingga membutuhkan banyak sumber daya manusia yang tak bisa tertampung pada kantor lama. Atau justru karena ingin lebih hemat dalam hal pembayaran kontrak gedung. Dari Sinilah langkah-langkah selanjutnya akan menjadi lebih tepat sasaran. Pengeluarannya juga tidak akan melebihi dari yang diperkirakan.

Siapkan Denah Kantor Baru

Kenapa kita perlu menyiapkan denah untuk kantor baru? Denah kantor baru akan sangat berguna untuk memberikan informasi kepada seluruh karyawan dan staf tentang dimana mereka akan mendapatkan ruangan. Serta bagaimana cara berinteraksi dengan karyawan dari divisi lain. Karena tentunya antara satu divisi dengan divisi lainnya perlu suatu komunikasi. Pemetaan denah ini bisa terlaksana secara bersamaan dengan General Manager, Human Resource, Designer dan PIC (Person in Charge) dari masing-masing divisi.

Pilih Jenis Kontrak Kantor Baru

Bagi beberapa perusahaan yang baru mulai merintis dari startup memilih jasa sewa kantor yang fleksibel dan lebih rekomendasi. Terutama bagi startup yang belum memiliki dana lebih dan belum memiliki keyakinan untuk dapat berkembang lebih besar dan bertahan lebih lama.

Pastikan Keadaan Kantor Siap Pakai

Tidak menutup kemungkinan jika ada salah satu fasilitas kantor yang tak dapat berfungsi dengan baik, bahkan justru tidak memiliki fasilitas tersebut. Apa saja? Seperti fasilitas air, toilet, listrik, layar, proyektor, ac, kabel telepon, Internet dan fasilitas lainnya. Jika pemilik penyewaan kantor baru tersebut tak menyediakannya sebaiknya kita sediakan sendiri. Karena semua fasilitas ini demi kebaikan seluruh karyawan dan staf serta untuk kepentingan perkembangan perusahaan.

Organisasikan dengan Seluruh Tim

Pindah Kantor sudah menjadi konsekuensi bagi seluruh karyawan. Ajak mereka untuk bersedia mengemas barang-barangnya yang diperlukan selama bekerja. Dengan ini bisa menghemat biaya karena tak memerlukan jasa angkut barang yang ada di luar.

Packing Semua Kebutuhan

Tips pindah kantor yang pertama adalah mengenai packing barang. Langkah awal sebelum anda melakukan packing sebaiknya persiapan barang yang menunjang seperti lakban, Label, Sticky Note, Kardus, Box Plastik berukuran besar/jumbo, bubble wrap dan spidol.

Beberapa barang tersebut adalah perlengkapan wajib yang harus tersedia sebelum mulai packing. Sebabnya ketika anda belum menyiapkan barang wajib tersebut dalam proses packing akan lebih membuang waktu.

Meskipun persiapan perlengkapan barang wajib adalah salah satu kunci utama dari tips pindah kantor. Namun yang tak kalah penting yaitu anda harus mengetahui barang yang bisa tergabung menjadi satu dalam box. Selain itu perlu pula membersihkan barang yang akan masuk ke packing dan tersusun dalam satu tempat yang sama agar praktis ketika proses penyusunan dalam kardus box.

Beri Penanggung jawab untuk setiap Barang

Selain dari perlengkapan wajib siap, anda juga harus menentukan penanggung jawab dari setiap barang yang ada pada kantor. Ini merupakan bagian penting dari tips pindah kantor yang sistematis. Sebab dengan ada penanggung jawab pada setiap barang tentu akan memudahkan proses koordinasi dalam proses pemindahan menuju tempat baru.

Dokumentasikan dalam Spreadsheet/Excel

Proses selanjutnya adalah dokumentasi. Dokumentasi ini akan memudahkan untuk mengetahui barang apa saja yang berada pada setiap box. Sebab pada dasarnya kondisi kantor dengan barang banyak tidak akan mampu pada memori manusia ketika barang tersebut sudah tersusun rapi dalam box.

Tips Pindahan kantor dengan dokumentasi ini adalah kunci utama untuk mengingat barang, mengetahui jumlah barang dan mengecek kembali barang yang ada dalam box. Proses dokumentasi ini sebaiknya anda catat di spreadsheet atau Excel. Lakukan pencatatan sebelum mulai packing dengan sedetail mungkin. Untuk menyesuaikan fungsi, tempat dan kebutuhan dari barang tersebut.

Gunakan Jasa Ekspedisi Pindahan Terbaik

Pilar adalah jasa pengirim terbaik untuk memudahkan setiap orang maupun perusahaan mengirim barang yang mudah, aman dan murah. Pengiriman barang melalui Pilar akan terjamin keamanannya. Jadi kalau kamu mau pindahan, bareng Pilar aja ya!